Read this in English

QuickBooks Online para contratistas de drywall: cómo configurar la oficina

QuickBooks Online funciona bien en la oficina de un subcontratista de drywall pequeño cuando cada trabajo es un proyecto, el colgado, el acabado y los materiales están creados como artículos, cada factura de proveedor y cada pago de cuadrilla se asigna a un trabajo, y los presupuestos se convierten en facturas por avance. La retención y las órdenes de cambio piden un poco más de configuración. Aquí tiene cada paso, con las páginas de ayuda de Intuit enlazadas.

Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

No es asesoría fiscal, legal ni contable. Es una guía práctica para el personal de oficina de drywall. Los nombres de los planes, las funciones y los menús de QuickBooks cambian según el plan y con el tiempo, así que revise su propia suscripción. Hable con su contador o tenedor de libros antes de cambiar su plan de cuentas, la retención, los 1099 o el cierre de libros.

Los nombres de menús y botones aparecen en inglés, tal como salen en QuickBooks Online en EE. UU.

Antes de empezar: los planes y los menús cambian

QuickBooks Online tiene varios planes, e Intuit liga algunas funciones a planes específicos. Estas son las notas de plan que daban las páginas de ayuda de Intuit cuando las revisamos el 28 de octubre de 2026:

Intuit cambia planes, nombres y menús. Sus páginas de ayuda indican que el diseño se actualizó y sugieren usar la barra de búsqueda dentro de la aplicación si una pantalla no coincide. Revise su propia suscripción antes de contar con una función. Esta guía no da precios de QuickBooks.

Paso 1: un proyecto por trabajo

Para un subcontratista de drywall, el "cliente" casi siempre es el contratista general (GC) o el constructor, y el "trabajo" es una dirección o una fase. En QuickBooks Online, ponga al GC como cliente y cada trabajo como un proyecto de ese cliente.

  1. Active Proyectos: Account & settings, luego Advanced, y active Organize all job-related activity in one place.
  2. Cree el trabajo: All apps, luego Projects, luego Projects y New project. Escriba el nombre del proyecto, elija el cliente (el GC) y, si quiere, las fechas de inicio y fin y notas. Los proyectos nuevos empiezan como In progress (en curso).
  3. Cuando termine el trabajo, marque el proyecto como Completed para que la lista quede corta. Lo puede seguir encontrando con el estado Completed.

Fuente: Intuit: configurar y crear proyectos.

Consejo de oficina (nuestro, no de Intuit): escoja un formato de nombre y úselo siempre, por ejemplo nombre corto del GC – dirección – fase ("Hill Country Homes – 412 Oak – Colgado"). La oficina, el jefe de cuadrilla y la solicitud de pago del GC deben usar el mismo nombre de trabajo.

¿Ya usa subclientes (sub-customers) para los trabajos? Intuit tiene pasos para convertir subclientes en proyectos. Dos advertencias de esa página: si crea un proyecto nuevo desde un subcliente, empieza en blanco y las transacciones existentes del subcliente no pasan; si une el subcliente con un proyecto existente (poniendo exactamente el mismo nombre para mostrar), sí se mueven. Las direcciones, el código de impuesto y los datos de facturación tampoco pasan (Intuit: convertir subclientes en proyectos). Consulte con su contador o tenedor de libros antes de convertir trabajos viejos.

Paso 2: productos y servicios para colgado, acabado, materiales y extras

Los artículos (items) son las líneas que aparecen en sus presupuestos y facturas. Créelos una vez en All apps, luego Sales & Get Paid, luego Products & services y New, y elija Service o Non-inventory item. Cada artículo tiene un nombre, un SKU y una categoría opcionales, una descripción que ve su cliente, un precio o tarifa por defecto (opcional) y una cuenta de ingresos (Intuit: agregar productos y servicios).

Intuit describe los tipos así: un servicio es trabajo que usted presta; un artículo no inventariado (non-inventory) es algo que compra o vende sin llevar cantidades; los artículos de inventario llevan cantidades y son función de Plus y Advanced. Una lista inicial para un subcontratista de drywall podría verse así (sugerencia nuestra; su tenedor de libros debe escoger las cuentas de ingresos y gastos):

ArtículoTipoPara qué sirve
Colgado – mano de obraServiceColgar tablaroca por hoja, pie cuadrado o suma global
Acabado – tape and floatServiceEncintado y acabado; ponga el nivel de acabado en la descripción
TexturaServiceKnockdown, cáscara de naranja, skim
Parches y reparacionesServiceLista de pendientes y reparaciones pequeñas
Materiales – tablarocaNon-inventoryLáminas compradas para un trabajo
Materiales – compuesto, cinta, esquineroNon-inventoryMateriales de acabado comprados para un trabajo
Trabajo extra – T&MServiceBoletas de tiempo y materiales firmadas
Trabajo de orden de cambioServiceÓrdenes de cambio aprobadas (ponga el número de OC en la descripción)

Si también compra el artículo a un proveedor, edítelo y marque I purchase this product/service from a vendor; luego agregue el costo, la cuenta de gastos y el proveedor preferido. Si tiene una lista larga, Intuit permite importar artículos desde una hoja de cálculo. Cuando deje de usar un artículo, Make inactive lo oculta sin borrarlo (Intuit: agregar productos y servicios).

Paso 3: cargue cada costo al trabajo

Un proyecto solo muestra la utilidad real si los costos están en él. Cuando registre una factura de proveedor (bill), un cheque o un gasto, elija el proyecto en el campo Customer/Project. También puede iniciar la transacción desde el propio proyecto con el menú Add to project, que ofrece facturas, presupuestos, hojas de horas y facturas de proveedor. Asignar una transacción a un proyecto no cambia sus cuentas (Intuit: agregar transacciones a un proyecto).

Si le cobra algunos costos al GC (por ejemplo, material extra de una boleta T&M), active los gastos facturables: Settings, Account and settings, Expenses, y en Bills and expenses active Track expenses and items by customer y Make expenses and items billable. Ahí también puede poner un porcentaje de recargo por defecto. Luego marque Billable en la línea del gasto y elija el cliente o el proyecto (Intuit: gastos facturables). Los gastos y horas facturables del proyecto se pueden pasar después a la factura del proyecto (Intuit: facturar gastos de proyecto).

Cuando el proyecto termina, la página del proyecto muestra el ingreso total, los gastos y el margen de utilidad (Intuit: configurar proyectos). Para entender la idea: costeo por obra.

Paso 4: presupuestos y luego facturas por avance

La mayoría de los trabajos de drywall se cobran por partes: colgado, luego encintado, luego acabado. QuickBooks Online lo maneja con la facturación por avance (progress invoicing) a partir de un presupuesto.

  1. Cree el presupuesto: + Create, luego Estimate. Elija el cliente (o el proyecto), agregue sus artículos y envíelo. Un presupuesto nuevo empieza como Pending. Si el GC lo acepta desde el correo, QuickBooks cambia el estado; si le dice que sí por teléfono, usted lo puede marcar como Accepted. Los presupuestos no afectan sus libros hasta que se convierten en facturas (Intuit: crear y enviar presupuestos).
  2. Active la facturación por avance: Settings, Account and settings, Sales, y en Progress Invoicing active Create multiple partial invoices from a single estimate.
  3. Cobre una etapa: el presupuesto debe estar Accepted. Conviértalo en factura y elija cobrar el presupuesto completo, un porcentaje o por línea. Puede hacerlo las veces que necesite, pero no puede facturar más del 100% del presupuesto. Cuando queda cobrado completo, el presupuesto aparece como Converted.
  4. Revise lo que falta por cobrar: corra el reporte Estimates & Progress Invoicing Summary by Customer.

Fuente: Intuit: configurar y enviar facturas por avance. Muchos GC piden su propio formulario de solicitud de pago (a menudo AIA G702/G703); mantenga el total de su factura de QuickBooks igual al de ese formulario. Para entender los términos: facturación por avance y AIA G702/G703.

Paso 5: la retención (retainage)

Dicho claro: ninguna de las páginas de ayuda de Intuit que revisamos describe un campo de retención integrado en las facturas de QuickBooks Online. Lo que ofrece Intuit es una solución publicada por un moderador de Intuit en la comunidad de QuickBooks (Comunidad de QuickBooks: cómo registrar la retención en los pagos de clientes (en inglés)):

  1. En el plan de cuentas (chart of accounts), agregue una cuenta nueva: tipo Other Current Asset, tipo de detalle Retainage, con un nombre como Retainage Receivable (retención por cobrar).
  2. En Products and Services, agregue un artículo Service o Non-inventory llamado Retainage, marque I sell this product/service to my customers y ponga como cuenta de ingresos la cuenta Retainage Receivable. (Una respuesta del equipo de QuickBooks en el mismo hilo aclara que los artículos de servicio y no inventariados se pueden ligar así a una cuenta de activo, pero los de inventario no.)
  3. En cada factura, agregue una línea de Retainage con un monto negativo. El porcentaje lo calcula usted; el sistema no lo calcula.

Así la factura muestra el neto que el GC le pagará ahora, y lo retenido queda en Retainage Receivable hasta que se libere. Ese hilo no explica cómo cobrar la liberación al final del trabajo, así que pregunte a su tenedor de libros cómo quiere que se registre. Hable con su contador o tenedor de libros antes de configurarlo, sobre todo si lleva sus libros en base de efectivo.

No lo confunda con la configuración de "anticipo o depósito" (retainer or deposit) de Intuit. Esa es para dinero que un cliente le paga por adelantado y usa una cuenta de pasivo (Intuit: registrar un anticipo o depósito). La retención es dinero que el GC le retiene a usted. Para entender los términos: retención y liberación de la retención.

Paso 6: órdenes de cambio como presupuestos o líneas aparte

La transacción de orden de cambio de Intuit está documentada para Intuit Enterprise Suite: desde un proyecto elige Add to project, luego Change order, y escoge el presupuesto del proyecto que cambia. El total de la orden de cambio debe ser positivo, el presupuesto se actualiza cuando la orden de cambio se acepta, y una pestaña Change log muestra el historial (Intuit: crear y enviar órdenes de cambio en proyectos).

Si no tiene ese plan, mantenga las órdenes de cambio a la vista con un hábito sencillo de oficina (nuestro, no una función de Intuit):

Si un cambio le quita dinero al trabajo, pregunte a su tenedor de libros cómo registrarlo. Para el papeleo, vea nuestra plantilla de orden de cambio de drywall.

Paso 7: pagos a cuadrillas y subcontratistas, W-9 y 1099

Si les paga a cuadrillas u otros subcontratistas como contratistas independientes, agregue a cada uno en QuickBooks Online en All apps, luego Expenses & Bills, luego Contractors y Add a contractor. Puede marcar Email this contractor para que ellos mismos llenen sus datos, o llenarlos usted. Intuit recomienda pedirle un W-9 a cada contratista y dice que después QuickBooks lleva el registro de sus pagos para los 1099 (Intuit: configurar contratistas para los 1099).

Dos hábitos de oficina: pida el W-9 antes del primer pago, y asigne cada pago de cuadrilla al proyecto del trabajo para que la mano de obra aparezca en los costos. Para llevar los W-9 y los 1099-NEC durante el año, lea nuestra guía de W-9 y 1099-NEC para subcontratistas. Quién necesita un 1099, y cuál formulario, es una pregunta para su contador.

Lista semanal de oficina (15 minutos)

Versión para imprimir: nuestra lista semanal de oficina.

Lista de cierre de mes

  1. Registre todo: facturas pendientes, facturas de proveedor, gastos y pagos del mes.
  2. Concilie cada cuenta de banco y tarjeta de crédito: All apps, Accounting, Reconcile. Elija la cuenta, ponga el saldo final y la fecha final del estado de cuenta, y marque las transacciones que coinciden hasta que la Difference sea $0.00; luego Finish now. Intuit dice que hable con su contador antes de terminar con una diferencia, porque QuickBooks registrará un asiento de ajuste por esa cantidad (Intuit: conciliar una cuenta).
  3. Revise cada trabajo abierto: ¿están asignados todos los costos? ¿Hay algo aceptado que todavía no se facturó?
  4. Revise la retención: el saldo de Retainage Receivable debe coincidir con lo que sus GC dicen que le retienen.
  5. Envíelo a su tenedor de libros y corrija lo que le señale.
  6. Cierre el mes (opcional): Settings, Account and settings, Advanced, y en Accounting active Close the books y ponga una fecha de cierre. Usted escoge si los cambios antes de esa fecha piden solo una advertencia o una advertencia más contraseña. Intuit dice que concilie hasta la fecha de cierre primero, y lo debe hacer un administrador principal o de la empresa (Intuit: cerrar sus libros).

Errores comunes

Dónde entra TapeAndFloat

QuickBooks es donde viven sus libros. TapeAndFloat es un asistente más ligero que trabaja sobre una hoja de Google para lo que pasa antes de los libros: reenvío de los textos y correos de los trabajos, una lista diaria de pendientes con órdenes de cambio sin firmar o sin facturar y facturas vencidas, y borradores en inglés o español que usted aprueba antes de enviar. Sin conexión con QuickBooks durante la prueba piloto. No cobra rentas ni hace contabilidad.

Cómo funciona la prueba piloto de TapeAndFloat.com

  1. Preparamos su hoja y su dirección de configuración.
  2. Su oficina reenvía los textos de trabajos (compartir por correo o copiar y pegar) y los correos, en inglés o español.
  3. El sistema llena la fecha, la dirección y el contacto. Lo que falta se marca “Por revisar” (en la hoja, en la columna “Necesita revisión”).
  4. Durante la prueba piloto gratis de 60 días, una persona revisa cada registro.
  5. La hoja marca una cuadrilla asignada dos veces (REVISAR). Un pedido de trabajo extra queda marcado como orden de cambio, y una orden de cambio sin aprobación por escrito sale en amarillo. Una orden de cambio aprobada (estado “Aprobada”) que no tiene factura aparece en rojo, y las facturas vencidas salen en rojo.
  6. Los borradores de confirmación se escriben en el idioma de cada cuadrilla. Usted aprueba cada borrador y lo envía desde su propio teléfono. Nada se envía automáticamente.
  7. Si continúa, acordamos el precio con usted desde el principio. Si deja de usarlo, la hoja sigue siendo suya.

Pruébelo con sus propios trabajos

Pida su lugar en la prueba piloto

Fuentes

Todas las páginas de Intuit de arriba se revisaron el 2026-10-28 (checked 2026-10-28) y están en inglés. Intuit actualiza estas páginas y sus planes; si un paso no coincide con su pantalla, siga la página actual de Intuit. TapeAndFloat no está afiliado con Intuit. QuickBooks es una marca de Intuit Inc.

Siguiente: vea nuestra plantilla de orden de cambio de drywall o el término costeo por obra del glosario.

No es asesoría fiscal, legal ni contable. Hable con su contador o tenedor de libros sobre sus propios libros.

Preguntas frecuentes

¿Qué plan de QuickBooks Online tiene Proyectos?

Las páginas de ayuda de Intuit revisadas el 28 de octubre de 2026 dicen que Proyectos está disponible en QuickBooks Online Plus, QuickBooks Online Advanced e Intuit Enterprise Suite. Los planes y funciones cambian, así que revise su propia suscripción antes de contar con ello.

¿QuickBooks Online tiene retención (retainage) integrada?

Ninguna de las páginas de ayuda de Intuit que revisamos describe un campo de retención integrado en las facturas de QuickBooks Online. Un moderador de Intuit en la comunidad de QuickBooks sugiere una solución: una cuenta Retainage Receivable (Other Current Asset, tipo de detalle Retainage), un artículo de servicio Retainage y una línea negativa de Retainage en cada factura, con el monto calculado a mano. Consulte a su contador antes de configurarlo.

¿QuickBooks Online puede hacer facturación por avance para trabajos de drywall?

Sí. Active Progress Invoicing en Account and settings, Sales. Cuando un presupuesto está marcado como Accepted, puede convertirlo en facturas por el presupuesto completo, un porcentaje o por línea, varias veces, hasta el 100% del presupuesto.

¿Cómo manejo las órdenes de cambio en QuickBooks Online?

La transacción de orden de cambio de Intuit está documentada para proyectos de Intuit Enterprise Suite. En otros planes, un hábito sencillo de oficina es dar a cada orden de cambio aprobada su propio presupuesto, o sus propias líneas bien marcadas, en el proyecto del trabajo, con el número de OC en la descripción.

¿Los materiales de drywall deben ser artículos de inventario?

Intuit describe los artículos no inventariados como cosas que compra o vende sin llevar cantidades, y dice que el inventario es función de Plus y Advanced. La mayoría de los subcontratistas pequeños compran láminas y compuesto para un trabajo específico, pero pregunte a su tenedor de libros qué le conviene.

¿Cómo llevo los pagos a cuadrillas y subcontratistas para los 1099 en QuickBooks Online?

Agregue cada cuadrilla o subcontratista como contratista en Expenses & Bills, Contractors. Intuit recomienda pedir un W-9 a cada contratista, y después QuickBooks lleva el registro de sus pagos. Asigne cada pago al proyecto del trabajo para que la mano de obra aparezca en los costos. Quién necesita un 1099 es una pregunta para su contador.

¿TapeAndFloat se conecta con QuickBooks?

Sin conexión con QuickBooks durante la prueba piloto. TapeAndFloat es un asistente más ligero que trabaja sobre una hoja de Google, y no cobra rentas ni hace contabilidad. Sus libros siguen en QuickBooks con su tenedor de libros.

¿Qué debe hacer la oficina en QuickBooks cada mes?

Registrar y asignar cada factura de proveedor y cada pago, conciliar cada cuenta de banco y tarjeta con su estado de cuenta, revisar cada trabajo abierto y el saldo de retención, enviarlo a su tenedor de libros y considerar cerrar los libros hasta la última fecha conciliada.